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Tagungshotel
Im Internet gibt es spezielle Seiten für die Suche nach einem Tagungshotel. Hier kann man zunächst die gesuchte Region auswählen und dann weitere Parameter zur Suche eingeben und erhält dann eine Auswahl an passenden Hotels. Bevor man aber ein Hotel bucht, sollte man sich über bestimmte Dinge genau informieren.
Das Hotel muss für alle Tagungsteilnehmer optimal erreichbar sein. Geht es um eine Tagung, die nicht über mehrere Tage mit einem Freizeitprogramm verbunden ist, sollte das Hotel nicht zu weit entfernt liegen von den Wohnorten der Teilnehmer. Kommen die Tagungsteilnehmer allerdings aus vielen unterschiedlichen Regionen, sollte die Wahl auf einen für alle gut erreichbaren und möglichst attraktiven Ort fallen, der nicht nur mit dem PKW, sondern auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist. Es sollte ebenfalls geklärt werden, ob das Hotel über einen Parkplatz mit ausreichend Plätzen für alle Tagungsteilnehmer verfügt.
Welche Anforderungen muss ein Tagungshotel erfüllen?
Das Tagungshotel muss natürlich den Anforderungen der Tagung genügen. Es muss über entsprechend große Räumlichkeiten verfügen und auch genügend Zimmer für die Tagungsteilnehmer stellen können, die im Hotel übernachten. Hier muss vorher geklärt sein, wieviele Teilnehmer die Tagung haben wird und wieviele Teilnehmer ein Zimmer zur Übernachtung benötigen.
Die Tagungsräume müssen mit dem notwendigen technischen Equipment ausgerüstet sein. Wird zum Beispiel ein Beamer mit Leinwand benötigt? Ist ein Overheadprojektor vorhanden, wenn dieser benötigt wird? Stehen Fotokopierer und Faxgeräte zur Verfügung? Stellt das Tagungshotel Schreibgeräte und Papier für die Teilnehmer zur Verfügung? Kann eine Internetverbindung hergestellt werden? Benötigt der Raum ein Rednerpult mit Mikrofon und wenn ja, ist ein solches vorhanden?
Desweiteren sollte abgeklärt werden, welchen gastronomischen Service das Tagungshotel zur Verfügung stellen kann? Gibt es Mittagessen oder Snacks oder ein Abendbuffet für die Teilnehmer und werden Getränke zur Verfügung gestellt?
Sind alle wichtigen Punkte geklärt, sollte man sich von einem oder besser von mehreren in Frage kommenden Tagungshotels Angebote, zugeschnitten auf die Bedürfnisse der Tagung, erstellen lassen und diese vergleichen. Möglicherweise bietet ein Hotel Services an, die für diese Tagung gar nicht benötigt werden, jedoch extra Kosten verursachen.
Wenn letzten Endes das richtige Hotel gefunden ist, sollte dieses rechtzeitig gebucht werden und die Buchung mit allen Details vom Tagungshotel schriftlich bestätigt werden. Nach Erhalt der schriftlichen Betstätigung sollte unbedingt noch einmal geprüft werden, ob alles korrekt aufgenommen und bestätigt wurde.